Co to oznacza dla klientów Urzędu Miasta w Jarosławiu? Przede wszystkim skrócenie czasu potrzebnego do załatwienia wybranej sprawy a także częściowe uproszczenie procedury realizacji obsługiwanych zagadnień. Podstawą realizowanego projektu są e-usługi w zakresie podatków lokalnych, zgłoszeń obywatelskich czy oświaty. Usługi elektroniczne to nic innego jak normalne procedury realizowane przez urząd tyle, że możliwe do realizacji o każdej porze dnia i nocy bez konieczności osobistej wizyty w urzędzie. Co ważne, oferowane usługi będą równoważne do tych wykonywanych w standardowym trybie.
Co konkretnie się zmieni? Podstawą będzie dedykowany gminny portal usług publicznych eUrząd dla klientów urzędu, którymi mogą być zarówno mieszkańcy, przedsiębiorcy czy dokładniej właściciele nieruchomości. Będzie on stanowił interfejs komunikacyjny z urzędem co będzie szczególnie ważne dla podatników, którzy chcąc nie chcąc są trwale związani relacjami finansowymi z urzędem. Wszyscy oni są szczególnie zainteresowani informacją i harmonogramem płatności, historią dokonanych wpłat, saldem zaległości czy też innymi istotnymi z ich punktu widzenia informacjami. Teraz wszystkie te informacje mogą uzyskać bezpośrednio w portalu. Oczywiście swoje zobowiązania podatnicy będą mogli na bieżąco uregulować za pomocą płatności internetowych bezpośrednio z poziomu niniejszego systemu. Niebagatelnym ułatwieniem dla przedsiębiorców będzie także wprowadzenie dedykowanych formularzy elektronicznych na platformie ePUAP. Przepisy w przypadku osób prawnych nakazują coroczne składanie deklaracji z tytułu podatku od nieruchomości, po uruchomieniu projektu dane te będzie można przesłać elektronicznie bez konieczności wizyty w urzędzie. Jeżeli natomiast zapomnimy uregulować wymaganą należność system automatycznie powiadomi nas o obowiązku zapłaty mailem, smsem lub za pomocą dedykowanej aplikacji mobilnej. Za pomocą niniejszego systemu urząd może również przesyłać powiadomienia np. o odbywających się imprezach kulturalnych.
Ważnym elementem uruchomionego zagadnienia będzie także dostępny dla każdego system tzw. „zgłaszania zagrożeń", który pozwala na zwrócenie uwagi urzędu na takie zagadnienia jak przykładowa dziura w drodze, zdewastowany przystanek czy zepsuta latarnia. Niniejsze zgłoszenia będzie można przesłać zarówno poprzez stronę internetową jak i urządzenia mobilne za pomocą dedykowanej aplikacji. Aplikacja mobilna stanowi ważny element uzupełniający powyższych rozwiązań dzięki czemu w telefonie przeglądniemy informacje z eUrzędu, otrzymamy powiadomienie o konieczności wykonania czynności administracyjnej czy prześlemy zgłoszenie o usterce z koordynatami GPS jak i zdjęciem z aparatu. Warto zauważyć, że ten sposób komunikacji jest wygodny zarówno dla interesantów jak i samego urzędu, ponieważ nie wiąże się z żadnymi opłatami.
Co zrobić aby z tego skorzystać? O ile system zgłaszania usterek będzie dostępny publicznie bez większych ograniczeń to do otrzymywania spersonalizowanych powiadomień czy przeglądania stanu swoich należności finansowych wymagane będzie uwierzytelnienie. Najprostszym sposobem jest uzyskanie Profilu Zaufanego (eGO), który możemy później wykorzystać nie tylko do komunikacji z urzędem ale także aby np. sprawdzić stan swoich punktów karnych, zalogować się do portalu informacji pacjenta czy też platformy ZUS. Dzięki zmianie przepisów prawa obecnie profil zaufany możemy uzyskać bez konieczności wychodzenia z domu za pomocą bankowości elektronicznej. W systemie wielu banków takich jak PKO Bank Polski, ING, Intelligo Bank Pekao, Bank Zachodni WBK, mBank czy Millennium jest dostępna odpowiednia opcja umożliwiająca zrealizowanie odpowiednich czynności. Po założeniu i potwierdzeniu odpowiedniego konta możemy bez problemu wysłać odpowiedni formularz rejestracyjny, dzięki któremu urząd będzie mógł nam dać dostęp do odpowiednich informacji.
Aby realizacja powyższych usług była możliwa wymagane są także zmiany w dotychczasowej infrastrukturze Informatycznej organizacji jak również niezbędna jest modernizacja obecnie użytkowanego oprogramowania. Korzystając z okazji urząd wprowadza także szereg udogodnień w komunikacji z własnymi jednostkami organizacyjnymi a także dokonuje integracji posiadanego oprogramowania z systemami informacji przestrzennej jak również systemem regionalnym PSeAP. Całości dopełnia system dzienników elektronicznych wprowadzony dla szkół prowadzonych przez miasto. Wprowadzone systemy objęte są w momencie zakupu 5 letnią gwarancją co oznacza, że w praktyce w tym okresie nie będą wymagały dodatkowych nakładów finansowych związanych ze zmianą przepisów prawnych czy potrzebą wzbogacenia funkcjonalności tak aby były dostosowane do panujących realiów.
Całość zagadnień od zakupu sprzętu poprzez integracje i zakup odpowiedniego oprogramowania została w znacznej części (85%) sfinansowana ze środków UE w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego województwa Podkarpackiego 2014-2020 w ramach osi priorytetowej II Cyfrowe Podkarpackie działanie 2.1 Podniesienie efektywności i dostępności e-usług. Całkowity koszt przedsięwzięcia to 1 534 290,00 PLN czego dofinansowanie wynosi 1 297 346,49 PLN.
Warto zauważyć, że obecnie na terenie całego kraju prowadzone są tego typu inwestycje tym bardziej, że świadczenie zaawansowanych e-usług w sektorze komercyjnym jest powszechne począwszy od operatorów telefonii komórkowych poprzez dostawców mediów czy Internetu a kończąc na platformach sprzedażowych. Pokolenie wchodzące właśnie na rynek pracy jest już przyzwyczajone do komunikacji elektronicznej i co więcej nie wyobraża sobie innego sposobu przesyłania informacji. Podobnie wszyscy przedsiębiorcy zatrudniający powyżej 5 pracowników już teraz komunikują się z innymi organami administracji z wykorzystaniem Internetu, a coraz więcej obywateli już od dawna przesyła deklaracje PIT w sposób elektroniczny. Ewolucja jaka następuje w Urzędzie Miasta Jarosławia jest więc konieczna i nieunikniona. Tym bardziej cieszy to, że jest realizowana zawczasu, dzięki czemu miasto śmiało może być zaliczone do liderów informatyzacji w Polsce.
